Skriv utredningar av hög kvalitet: Anna Hass föreläsning vid Utredardagarna 2013

Jag har ägnat veckan bland annat åt att tala under Utredardagarna. Där ger erfarna utredare, statistiker med flera råd om hur utredningar i offentliga verksamheter kan bli ännu bättre. Jag har i år bidragit med två timmars föreläsning och en fördjupningsdag om att skriva utredningsrapporter av hög kvalitet.

Här kan du läsa några av de rekommendationer jag gav.

Skriv utredningsrapporter av hög kvalitet

• Analysera uppdraget, syftena och läsarna - ett viktigt steg i skrivprocessen
• Planera in tid för att bearbeta texten - be gärna en kollega komma med synpunkter
• Svara effektivt på läsarnas frågor - gör gärna en lista med frågorna, som du sedan kan stämma av din text mot
• Ge texten en användbar synlig struktur - visa hur du tänker att det hela hänger ihop
• Skriv avslöjande, effektiva sammanfattningar - den bistra sanningen är att många läser enbart sammanfattningen
• Inled stycket med slutsatsen - låt styckets första mening ge ramen för stycket
• Skriv informativa rubriker - så att jag lär mig något i varje rubrik
• Skriv effektiva meningar - låt det viktiga verbet komma senast 7 ord in
• Använd vanliga tydliga ord som läsarna förstår rätt - och gör alltid en ordlista över fackorden
• Följ dagens skrivregler - det är lika ovårdat att skriva ehuru som lixom ba

Ordna mellanrubriker och tematik i styckeindelningen

Hjälp läsarna förstå slutsatserna och strukturen i din text genom bra styckeindelning och informativa mellanrubriker. Kontrollera att din struktur är logisk: Skriv i marginalen en etikett som säger vad varje stycke handlar om. Kan ordningen eller styckeindelningen förbättras? Hitta sedan bra innehåll till mellanrubrikerna: Ringa in de tre viktigaste orden i varje stycke. Formulera rubriker av de viktiga orden plus ett verb.

Hitta gömda verb och använd dem som verb

Många långa ord var verb när de var små. Vill du göra det lättare för läsarnas hjärnor att ta till sig meningarna? Se vilka verb du hittar gömda i längre ord. Anteckna gärna verben i marginalen. Skriv sedan om meningarna och använd då några av orden i verbform istället.

Förenkla besvärliga meningar

Sitter du med en svår mening och vill göra den mer effektiv? Prova något av dessa grepp:

• Börja meningen med subjekt och verb (vi bedömer, hyresgästen har)
• Byt passiva verb (byggs, anses) mot aktiva (x bygger, y anser)
• Välj kortare, mer konkreta och vanliga ord 
• Håll ihop det som hör ihop
• Flytta bisatser och inskott till höger i meningen
• Korta meningarna och dela upp dem i flera

Har du fler tips? Har du haft nytta av dessa tips? Lämna gärna en kommentar och berätta!