Få det gjort?

Jaha. Detta har hänt. På sswc duckade jag seminariet om GTD, dvs. getting things done, en metod att strukturera allt du behöver göra, så att du inte behöver lägga hjärnkraft på att komma ihåg saker utan kan använda hjärnan enbart till att GÖRA det du ska göra. Jag duckade seminariet för att jag under en tid har känt mig så överväldigad av allt jag ska, måste, borde, vill göra. Undvikandestrategi, fint va?

Men nu har jag läst igenom boken Få det gjort! och min första känsla är MER STRESS. Det känns som en enorm tröskel att tänka om och lägga om sitt system, och jag kan ännu inte riktigt se hur bättre/mer/annan struktur ska lösa mina problem. Så jag tänker högt här nedan för att ringa in vad som faktiskt är mitt problem.


Jag har redan några strategier jag använder mig av.

Jag skriver gjort-listor i .txt. Varje dag skriver jag ner vad jag har gjort. Det har gjort en stor skillnad i hur jag känner mig när jag går ifrån jobbet. Den där känslan "jag har inte fått någonting gjort den här veckan!" har liksom inget existensberättigande längre. Ofta kommer den annars de veckor jag har gjort som FLEST saker, och bottnar väl i att jag inte suttit fokuserat och länge med någon stor sak.

Jag har en kort att göra-lista för veckan längst upp i dokumentet ovanför gjortlistan. Där lägger jag in de punkter jag ska göra denna vecka, med bråttomviktigast överst. De flyttar jag sedan ner till dagens gjortlista när jag gjort dem. Längst ner efter gjortlistan har jag lagt punkter jag vill göra senare. Inför varje vecka skapar jag ett nytt dokument utifrån det gamla, så det som inte är gjort följer med till nästa vecka. Men nu märker jag att jag kommer aldrig till senarelistan, så nu har jag skapat ett separat dokument för det.

Jag har två nivåer av åtagande i min kalender (pappers-). Möten och utbildningsdagar och liknande skriver jag in med bläck. Förberedelsetid och annat som måste göras men inte en specifik tid skriver jag på små post it-lappar. Jag kan enkelt flytta på dem, men inte ta bort dem. Bläcket och lapparna försöker jag färgkoda så att allt som handlar om ett projekt har samma färg. Jag har ca 6 färger på gång samtidigt, och väljer gärna färg utifrån kundens logotyp eller liknande.

Jag har några principer för min tidsplanering:
- träna tre dagar i veckan, på morgonen när jag har lämnat barnen
- se till att kunna sitta kvar sent en dag i veckan på kontoret, tills allt viktigt känns färdigt
- avsätta tid på måndagar för administration och lämna så mycket som möjligt till dess

Jag har också en ambition att få till
- företagsmöten där jag går igenom vad vi gjort, vad som funkat bra, vad som ligger framöver, osv.
- konsultfrukostar där alla får berätta vad de gjort och lyfta problem som vi löser tillsammans
- fortbildningsträffar där vi utvecklar oss inom ett begränsat område
- coachning där jag får hjälp att höja blicken till de stora målen och hjälp att utveckla processerna
- vd-möten med konkurrenter/samarbetspartner där vi diskuterar företagande, branschen och samarbeten

Det som inte funkar så bra:
- Jag skriver samma uppgift på två ställen: Kalendern och att göra-listan. Men samtidigt är det två perspektiv på min tid, de lugnar mig på olika sätt. Kalendern ger mig överblick på veckan inklusive privata tidsramar (hämta barn, träna osv.). Att göra-listan innehåller bara de lösa uppgifterna, inte bokade tider.

- Jag har svårt att lämna admin till måndagen, svarar gärna på mejl direkt, har svårt att låta bli att avbryta produktivt arbete för att kolla mejl. Jag anar att det orsakas av att jag vill känna att jag inte missar något.

- När jag skrivit in i kalendern att jag under dagen ska förbereda en kurs, tar jag inte tag i det direkt på morgonen. Jag tidssätter inte hela dagen, så det blir ofta så att jag börjar dagen med att kolla mejl och göra responsiva saker, och så är klockan plötsligt två och jag ska hämta barnen om två timmar, och då stressar jag upp mig så jag inte kommer igång på ett bra sätt.

- Jag har ingen konkret tanke om hur jag ska koppla de små sakerna till de stora tankarna. Jag har inte heller några fasta regler/tidpunkter/intervaller för ambitionerna ovan. Och inte heller för strukturerad uppföljning.

Jaha. Har jag ringat in mina problem nu? Hur går jag vidare?