Chef? Ge förutsättningarna för effektivitet och hög kvalitet i era texter.

Är du chef? Vill du att ni ska ha en effektiv verksamhet och texter av hög kvalitet? Då måste du

• skriva tydliga instruktioner varje gång du skriver något
• ge medarbetarna den tid de behöver för att skriva bra texter
• ge bra respons på texter i arbetsprocesserna
• avsätta tid för att revidera och uppdatera befintliga texter.

Hur mycket pengar kan ni spara
på att förbättra de viktigaste texterna?

Vet du vilka texter som fungerar bra respektive dåligt? Många redovisar 20 procent lägre tryck på kundtjänst när de har låtit klarspråksgranska texter innan de går ut till kunderna. Vill du också spara pengar? Börja med att ringa in vilka som är de viktigaste texterna. De som flest läser, de som det kommer mest frågor om, de som är svårast eller känsligast.

Du tycker nog att ni ska ha riktigt
bra texter. Men det får inte ta någon tid?

Vill du att ni ska ha hög kvalitet på texterna? Då måste du ge medarbetarna den tid de behöver för att skriva bra. Du kan inte förvänta dig att du får bra webbtexter, om du lägger ut ansvaret för webbtexterna på medarbetare, men inte ger dem någon tid att lägga på att skriva och bearbeta dem. Ändå är det exakt så det ser ut för tusentals personer jag har träffat genom åren.

Det gäller även det löpande arbetet. Har varje medarbetare tid att på ett bra sätt skriva det som ska skrivas? Självklart kan alla medarbetare bli bättre på att effektivt skriva bra texter. Då behöver de utbildning, handledning, verktyg och metoder.

Användningstesta texter på samma sätt som webbsidor.

Klarspråksprinciperna ger dig bra vägledning för att se till att texterna är bra. Men det är den riktiga läsningen som är facit. Gör era läsare rätt, när de har läst? Det är den enda intressanta frågan. Se till att du har svaret.

Har du en förvaltningsplan för alla viktiga statiska texter? 

Du ser väl till att varje text får en rejäl bearbetning med jämna mellanrum? Hur ska du annars kunna säga att ni har kvalitetssäkrade texter? Jag har sett hur många texter som helst, som legat orörda i flera år, trots att jag påpekat att de innehåller rent felaktig information och språkliga fel. Texter som ligger där de ligger, på webben eller intranätet eller i någon mapp i något arkiv. För att inte tala om alla mallar.

Och här pratar jag inte om att någon läser igenom och kryssar i "OK". Jag pratar om en redigering, så att

• syftet (instruktionen) framgår tydligt
• strukturen och rubrikerna hjälper läsarna att hitta och göra rätt
• texten är skriven ur läsarnas perspektiv ("du kan få", inte "vi ger") 
• språket är enkelt och tydligt, med ord som alla läsarna förstår
• informationen och språket är korrekt.

Vill du veta hur andra gjort? Hör av dig!

Jag berättar gärna om hur andra organisationer har arbetat för att höja kvaliteten och effektiviteten i sin kommunikation. Du kan också läsa mer på www.expressiva.se