Alla texter du skriver är instruktioner. Se till att det syns.

Alla texter finns för att få läsarna att göra något. Därför bör alla texter, så mycket som möjligt, se ut som instruktioner, i både struktur och språk.

Har du sett en dålig instruktion någon gång? Just det. Hur ser en bra instruktion ut? Jo, såhär:


Skriv bra instruktioner:

1. Ställ upp texten överskådligt.
2. Gör det tydligt i vilken ordning läsaren ska göra sakerna. Gärna med en numrerad lista.
3. Använd uppmaningsform och du-tilltal. Då känner läsarna tydligare att texten rör dem. 
4. Motivera läsarna att göra rätt, genom att fokusera på hur det är bra för dem att göra rätt. Till exempel kommer de jobba klart snabbare om de har bra texter som är lätta att använda och instruktioner som är lätta att följa.
5. Prata inte så mycket om tekniken bakom effekten. Belasta inte läsarnas närminne med fakta som att läsares närminne bara kan särskilja upp till ungefär 7 punkter i en punktlista.

Om alla interna instruktioner tog en minut kortare att läsa och följa, om alla anställda kunde göra sitt arbete på fem minuter kortare tid i veckan, eller om dagen, hur mycket tid skulle ni spara? Hur mycket pengar?

När du skickar ett mejl till en kollega, är du tydlig med instruktionen? Prova att skriva den redan i ärenderaden. Blev texten mer snabbläst och effektiv? Gjorde läsaren mer rätt, eller snabbare? Grattis!