Är du lite egen? Om att starta eget, för språkkonsulter

Rapport från rundabordssamtal tre, språkkonsultföreningen Ess år 2002, om egenföretagande, marknadsföring och prissättning.
Den 3 december träffades 21 språkkonsulter för att diskutera egenföretagandet. Många väljer bort fast anställning för att det är intressant att växla arbetsgivare, eller för att man själv kan välja vilka projekt man vill arbeta med.

Men det är mycket som ska klaras av. Man måste skaffa sig uppdrag, administrera sitt företag och sätta egna priser. Här kan du läsa om de problem och lösningar som kom fram under samtalet.

// Rekommendationerna kommer från de då närvarande språkkonsulterna, inte nödvändigtvis från mig som bloggägare, Anna Hass. // Alla namn är utbytta mot NN //

Produktifiering ger tydlighet

Första tipset är att produktifiera det du säljer! Säg inte bara att du "kan hjälpa till med texterna och språket", eller att du kan hålla "skrivkurser utifrån era behov". Föreslå paket med olika moduler, så att varje kund kan välja en lösning som känns rätt för dem. En kursdag i tio steg om protokollsskrivning, en föreläsning om språkvårdens historia, en analys av deras mallbrev ...

Dina produkter ska också kännas rätt för dig. Vilka slags jobb vill du egentligen ha? Vad är dina unika kunskaper, personlighetsdrag och erfarenheter? Vad brukar folk särskilt berömma dig för? Lyssna på det. Och på dig själv. Din produktifiering ger dig sedan dina säljargument.

Ett sätt att arbeta fram din produktifiering är att planera en webbplats. Skapa texter och sidor för de saker du säljer. Då måste du prioritera: vad ska ligga överst i menyn? Det blir säkert det du tycker är det viktigaste. Kanske är det bara det du ska marknadsföra? Processen gör att du förtydligar ditt företag. Och om ditt företag ska leva länge så måste du ha långsiktighet från början.

Erbjud en paketlösning: hela kommunikationssituationen!

NN tipsar om att erbjuda dig att ta hela kommunikationssituationen ifrån kunden. Erbjud dig att sköta allt, att helt ta bort det problemet från dem. Då kan du också själv prioritera bland det som ska göras. Det räcker sällan med språkvård eller textgranskning.

Inventera hela problemet, hela skrivprocessen. Skaffa dig skribenternas förtroende, träffa dem alla personligen. Lugna ner alla med att du bara tar fram förslag, som de sedan kan förkasta. Visa fördelarna med förändringarna. Sedan ser du till att allt blir gjort.

Administration, deklaration och bokföring

Som egen ska du skriva offerter och fakturor. Det får man snabbt rutin på. Oftast träffar du uppdragsgivaren och diskuterar vad de vill ha gjort. Sedan formulerar du din offert, utifrån vad du uppfattade att ni kom överens om. Sedan räcker ett skriftligt ja tack för att offerten ska vara bindande. Och när du sedan skriver fakturan har du offerten att utgå ifrån.

Värre är det när fakturorna ska bokföras. Vissa vill själva sköta bokföringen. Det kan vara motiverat, eftersom du måste veta hur ditt företag går. Men de flesta väljer att lägga ut bokföringen. Har du en enskild firma räcker det med en bokföringsbyrå; för aktiebolag krävs det en revisor. Byrån hjälper dig dessutom med deklarationen.

Ställ krav på din bokförare! Du ska få förslag från dem, få valmöjligheter och tips; du ska inte behöva fråga om varje sak. De ska kunna ge bra svar om periodiseringsfonder och karensdagar.

Vill du ändå sköta bokföringen själv har du god hjälp av dataprogram, till exempel från SPCS för cirka 1 500 kronor, eller Hogias som finns för både pc och mac.

Avslöja inte för mycket i offerten

I en upphandling måste du göra en bra offert. Men var noggrann med att inte avslöja dina lösningar i offerten! Ibland tar kunden alla bra idéer ur offerterna och gör dem själv, eller ger dina idéer till en annan leverantör. Ge dem några konkreta förslag, men spara godbitarna bakom en formulering som "Vi har ytterligare konkreta förslag som vi gärna diskuterar vid ett möte" eller så.

Om du inte får jobbet

Om du förlorar en upphandling så se till att ta reda på varför. Ofta skickar de ut en motivering till sitt beslut. Men annars kan du ringa och fråga vilka kriterier de har valt utifrån. Det är ett professionellt tillvägagångssätt som visar att du vill utveckla och marknadsanpassa dina tjänster. Om det var en offentlig upphandling så är allas offerter offentliga handlingar. Begär därför att få kopior på offerterna, eller i alla fall offerten från de som fick avtalet.

Svårt att ta för sig

Många upplever ibland dåligt självförtroende. Det är svårt att värdera sig själv. Vad kan vi, och vad är det värt? Produktifieringen ger dig en bättre bild av vad du gör, vad du vill och vad du kan. Det stärker självförtroendet och visar dig vägen. Du får också produkter vars pris du kan jämföra med dem andra erbjuder. Ett annat sätt är att titta på andra branschers priser. Det andra rundabordssamtalet gav en del intressanta insikter, se annan artikel.

Jobba tillsammans!

Gå gärna ihop om jobb. Det är lättare att diskutera fram en stark offert om man är två. Och ofta kan du övertala kunden att ta två konsulter på halvtid, istället för en på heltid. Då får du någon att bolla med, luncha med, och dela kostnaderna med. Dessutom blir det ofta så att det föds fler jobb, när man väl är inne på en arbetsplats. Är ni två så har ni mer annan tid att lägga på andra projekt.

Hur skaffar jag nya kunder?

Att starta eget utan att först ha ett uppdrag är svårt. Men det går att hitta helt nya kunder. Kontakta företag som har platsannonser ute för informatörer, journalister, projektledare eller teknikskribenter. Kanske är det egentligen en språkkonsult de behöver? Erbjud dina tjänster. Du kan också kontakta slumpvisa företag ur telefonkatalogen.

NN med flera berättade uppgivet om liknande försök. Båda dessa strategier är energikrävande och ger dåligt direkt resultat. Men se det som så, att du inte kan ringa runt och hitta jobb. Det enda du kan göra är att tala om att du finns. När kunden sedan får ett behov så kontaktar de istället dig! NN har ett konkret tips:

–Skriv "spar annonsen"! Folk gör som du säger. Jag har blivit uppringd av folk som fått ett utskick fem år tidigare!

(NN kontaktades mycket riktigt dagen efter rundabordssamtalet av två företag hon ringt under våren!)

Vissa kunder hittar istället dig direkt. Många har blivit kontaktade av helt nya kunder, som har hittat dem på föreningens webbplats. Andra har blivit rekommenderade av sin gamla praktikplats, eller någon annan språkkonsult. Så se till att utnyttja ditt nätverk! Sprid nyheten att du har startat eget, och gärna tar uppdrag.

Hur kan jag marknadsföra mig?

Du måste ständigt arbeta med marknadsföringen, även under tiden du arbetar med ett projekt. Skriv ner förslag på andra projekt som samma kund kunde ha nytta av. Prata med folk på andra avdelningar och hör om de skulle ha nytta av dig. Samla texter du stöter på, som kunde tjäna på att bearbetas. Lämna sedan förslag på projekt du kan tänka dig, när det aktuella uppdraget är slut.

Gula Sidorna inklusive webbpaketet har bland annat NN satsat på. Det kostar en hel del, runt 20 000 kronor, men ger henne goda resultat. Möjligen har NN en extra fördel i sin inriktning på ekonomiska texter. Fundera därför ut vilken som är (eller ska bli) din nisch!

Konsultförmedlare och översättningsbyråer

NN har fått flera jobb via konsultförmedlare såsom eWork, Mediekompaniet och Hammer & Hanborg. Förmedlarna har redan sålt in jobbet när de kontaktar dig, så du kan sällan kräva din vanliga timpenning.

Du förbinder dig också att inte jobba åt den kunden framöver utan att gå genom förmedlaren. Fråga dig alltså om du verkligen vill ha jobbet. Du måste ofta sälja in din kompetens hos förmedlarna, och förklara vad du kan göra. Du slipper alltså inte helt att marknadsföra dig själv, även om du vänder dig till förmedlare.

Enligt NN kan översättningsbyråer vara en god början för den som vill frilansa som översättare. Ofta kan du sitta hos dem, så du får arbetskamrater och dator.

Vadå språkkonsult? Visa vad du kan!

Det är inte många som vet vad en språkkonsult är. Det gör att det är svårt att få jobba för andra än de insatta – myndigheterna.

Ett sätt att få ett jobb är att göra något litet gratis. NN föreslår att du, när du träffar en potentiell kund, ber att få ett par sidor text att redigera på plats. Föreslå ändringar på flera olika nivåer, och ställ alla relevanta frågor. På så sätt konkretiserar du språkkonsultens breda och djupa kompetens.

NNs erfarenhet är att många blir chockade när de ser vilken skillnad det blir på en text, när en språkkonsult har redigerat den. Vi kan ju ta helhetsgreppet om texten. En myndighet lät en språkkonsult arbeta om en instruktion i 22 stycken. Konsulten ändrade både disposition, urval och formuleringar. Senare skulle myndigheten söka en fast anställd språkvårdare, och de sökande fick bearbeta samma ursprungstext. Någon ändrade endast fem ordval och formuleringar.

Gör helst en förstudie

Beställaren vet ofta inte vad de behöver. Dålig kompetens hos beställaren har orsakat många dåliga projekt. Det är oundvikligen en del av ditt jobb att ta reda på vad kunden faktiskt behöver. Gör som i skrivprocessen: börja helst med en förstudie inför varje projekt. En ordentlig inventering av behoven leder alltid till att projektet blir bättre i form, urval och effekt. Du kan lova att även göra en viss avgränsad del av själva uppdraget inom arbetet med förstudien, för att kunden ska gå med på att investera i den.

Resultatet av förstudien blir flera olika förslag på åtgärder, som kunden kan välja bland. Föreslå gärna tre steg, ett för varje budgetår, så att kunden kan planera en långsiktig satsning.

Vilken är Ess roll?

Ess är en god hjälp för de egenföretagande språkkonsulterna. Tidningen, marknadsföringsbroschyren och webbplatsen ökar kunskapen om vår kompetens. Konferensen likaså. Språknämnden och Klarspråksgruppen hänvisar till föreningen. Ett sätt att arbeta med din egen marknadsföring är alltså att engagera dig i föreningen! Ett konkret sätt att hjälpa till är att bidra till webbplatsen, med nya fräscha texter. Kontakta gärna webbgruppen.

Föreningen har också i omgångar fört diskussioner om riktpris eller minimipris, för att underlätta för medlemmarna att veta var en rimlig nivå är. Om vi skiljer oss för mycket i pris sänker det förtroendet och värdet på våra tjänster.

Vad kostar jag?

Vad ska du ta betalt, då? Ja, svaret blir mycket mer komplext än en fast summa som timpris. Var och en kan något speciellt, som motiverar ett högre timpris. Följande saker spelar också in på vilket pris du kan begära:

• hur långt uppdraget är
• hur mycket tid du lägger på att förbereda t.ex. en kursdag
• antalet deltagare på en kurs
• hur mycket text du granskar inför en kurs
• hur avancerad textgranskning eller redigering du ska göra
• om kunden är rik eller fattig
• hur viktigt eller roligt jobbet är för dig
• hur pass erfaren du är
• hur pass bråttom kunden har
• om kunden står för arbetsrum, dator, lunch, julfest
• om du har lång restid
• hur mycket konkurrens du har för att få jobbet.

Konkurrerar du med andra än språkkonsulter så ligger de troligtvis lägre i pris. I en offentlig upphandling med många anbudsgivare sjunker troligtvis priset också, jämfört med om någon har kontaktat dig speciellt för just din bakgrunds skull.

Lämna helst inte priser per telefon. Åk dit och prata med dem, och diskutera vad de vill och behöver göra. Om kunden vill ha ett paketpris, men du inte kan avgöra hur stort projektet blir, så erbjud gärna en förstudie som första steg.

Prisskillnader inom kåren

Språkkonsultkåren har rejält splittrade timpriser, där vissa arbetar för 600 kronor i timmen och andra för 1 250. Ibland är det motiverat utifrån punkterna ovan, men inte alltid. Intressant är att paketpriserna för kurser ligger mycket mer samlat, runt 8 000 kronor för halvdag och runt 17 000 kronor för heldag (2004).

Bestäm dig för om du ska ha några fasta priser, till exempel för textgranskning (timpris) eller en halvdagskurs (paketpris). Fundera gärna ut vad ditt minimipris är. Du måste ju lägga tid och energi på att lära känna kunden och på att fakturera etc, även när jobbet bara är på två timmar. Du kan också ha ett bråttomtimpris. För långa restider och väntetider kan du kräva halv timpenning.

Glöm inte bort att höja ditt pris regelbundet, kanske vart tredje eller vart femte år? Kolla mot generalprisindex, eller värdera dig själv utifrån ditt eget huvud. Det är ju normalt att mer erfarna konsulter kostar mer.

Förhandla så båda blir nöjda

Tyvärr är det inte alltid så enkelt att du anger ett pris och får det. Ofta krävs det att du förhandlar om priset. Se till att du är väl förberedd för att argumentera för ditt pris. Du får mer respekt om du inte direkt ger dig i en förhandling, utan säger emot och motiverar dina priser. NN ger tipset att begära mer av en man än en kvinna.

Nämn aldrig bara priset, isolerat för sig. Fortsätt alltid i samma andetag med alla de bitar som ingår i priset. Glöm inte bort att specificera de förberedelser du gör. Om kunden vill förhandla ner priset så får de plocka bort bitar. Det handlar inte bara om att du ska pruta; ni ska nå en punkt där båda är nöjda. Kunden måste prioritera.

Ett högt timpris är särskilt motiverat för kortare projekt. Då betalar de för att slippa anställa någon, för att slippa anlita dig om de får dåligt med pengar någon annan gång, och för att täcka dina obelagda veckor. Ibland måste du stycka upp dina dagar, så att du inte kan ta andra uppdrag samtidigt. Det måste priset också täcka in.

För att stärka kundens värde av att anlita dig för många timmar, kan du göra en pristrappa. Kunden får betala till exempel 1 200 kronor i timmen för de första 50 timmarna, sedan 900 för de kommande 100, och sedan 750 kronor i timmen.

Om en gammal kund plötsligt vill sänka priset så kan du istället tala om att du höjer priset för alla andra, men att de får behålla det gamla priset.

Vad kostar andra?

Andra välutbildade konsulter, till exempel jurister, civilingenjörer och företagskonsulter, ofta kostar en bra bit över 1 000 kronor i timmen. Det är inte ovanligt med 2 500 kronor. Många föreläsare tar 25 000 kronor för "en timme med Nina Nyberg (motsv.)". Kända namn kan ta uppemot 100 000 kronor för en timme.

Större företag som it-företag sänker timdebiteringen till kanske 700 kronor i timmen under lågkonjunkturer, men då är det oftast för konsulter som sitter hos kunden på heltid i flera veckor eller månader. Och då kan de alltså ändå ta 40 x 700 kronor per vecka.

Läs och bli bättre: Bra boktips

// Boktipsen från 2002 är inte nödvändigtvis aktuella. Men troligtvis får du ut en del av att läsa Att sälja och ta betalt för kunskap och Försäljning för ickesäljare. //

Tips till dig som vill starta eget företag

Inför starten

Läs på. Myndigheterna du behöver ha kontakt med finns på verksamt.se. Studenter kan få hjälp på drivhuset.se. Kanske hittar du inspiration i tidningen driva-eget.se eller på den mer personliga webbplatsen starta-eget.se. // Länkarna från 2002 är utbytta 2013//

Du måste kunna lite om allt: ekonomi, data, försäljning, pedagogik ... Lär dig så pass mycket bokföring att du förstår allt. Prova gärna att göra den själv första året. Kom ihåg att du har ansvaret, även om du anlitar någon som hjälper dig med bokföringen och deklarationen! Ta gärna hjälp med bokföring och annat ickecentralt, så att du kan fokusera på din kärnverksamhet.

Skaffa företagsförsäkring! Direkt! Dessutom vill du nog ha en olycksfallsförsäkring, och kanske en livförsäkring.

Anmäl till Försäkringskassan hur många karensdagar du vill ha. Du betalar lägre egenavgifter om du har fler karensdagar. Du kan ha tre (normalt) eller en eller trettio. // Dessa regler ändras då och då. Kolla vad som gäller nu. //

Sök starta-egetbidraget, och se till att du får gå en kurs samtidigt! Om du inte får bidraget, ta ett extrajobb på helgerna, så överlever du samtidigt som du kan ägna hela arbetsveckan åt att starta ditt företag.

De som startar smått klarar sig längre. Måste du ha en egen lokal? Direkt? Du kan hyra ett skrivbord hos något litet företag. Det finns också företagshotell och andra lokaler där du kan hyra ett rum, normalt pris kan vara 3 000 kronor i månaden inklusive bredband. Om du istället har ditt arbetsrum hemma får du dra av en klumpsumma per år.

Vad erbjuder du? Vässa det du vill sälja, så att du kan presentera tydliga "färdiga produkter". Fokusera på vad kunden får ut av dina produkter, varför de ska köpa just av dig. Skriv ner de här argumenten, och använd dem i dina säljbrev och samtal.

Se till att du vänder dig till genomtänkta målgrupper, och till rätt person hos målgruppen (personal-, ekonomi- eller informationschefen?). Kanske ska du inte vända dig direkt till slutkunden, utan till andra företag, som kan sälja in dig också till sina kunder? Försök fundera ut vem kunden helst vänder sig till. Och var där.

Vara företagare – personligt

Våga starta! Skaffa dig mentorer, så att du får höra vad du kan vänta dig.

Se till att du bottnar i dig själv, tror på din kompetens, har pondus! Om du är ärlig och personlig, och erbjuder din produkt på ett professionellt sätt, så har du gjort det du kan. Sen får kunderna bestämma om det är rätt tid, pris, produkt etcetera.

Lär dig vara ledig! Finn din fristad. Du måste ladda batterierna ibland. Ta hjälp om du mår dåligt, fysiskt eller psykiskt. Du är en stor del av din produkt, därför måste du ta hand om dig.

Arbetsformer

Vilka uppgifter är du bäst på? Försök ta in andra på det andra.

Anställda är krångligt och ett stort ansvar. Underkonsulter är alternativet.

Det är svårt att vara chef. Men ledarskap behövs: tydliga ramar.

Projektledning är en egen arbetsuppgift, det är svårt att samtidigt vara kreatör.

Allt är förhandling, med både kunder, leverantörer och medarbetare. Var konstruktiv, alla kan bli nöjda. Alla vill hitta en lösning. Kom gärna med ditt förslag, och fråga hur de föreslår att ni ska lösa frågan.

Avsätt tid för administration varje vecka. Du ska fakturera, kontrollera inbetalningar, ordna dina verifikationer, kanske göra marknadsföringsutskick, ringa och följa upp leveranser, frankera julkorten ... Själva företagandet är det som skiljer dig från en anställd.

Skriv tydliga, detaljerade avtal och projektbeskrivningar, delfakturera stora jobb. Ingen ska kunna komma och säga i efterhand att ni inte var överens.

Ge inte för mycket av din produkt innnan du har ett avtal. Visa inte för långt utvecklade skisser, gör inte för mycket jobb, i offertfasen. Det finns en risk att kunden tar dina ideer och inte ger dig betalt.
Var öppen för nya vinklar att arbeta och sälja, men håll dig till din grej! Var lyhörd mot marknaden: vad säljer just nu? Använd de argument som passar nu, för dem du vänder dig till.

Jobba hemma funkar bäst om du har en sambo eller något annat som drar dig bort från skrivbordet varje dag.

Strategi, ekonomi, planering

Företagandets faser: kaos år 1, full fart år 2, mognad år 3, utveckling.

Sätt upp mål varje år, för året och för tre år. Dina visioner hjälper dig att komma vidare när du har dåliga perioder och tuffa dagar.

Avsätt tid för strategiarbete, några gånger varje år, då du arbetar med marknadsföring, mål, strategi etc. När på året kommer du att ha minst att göra? Augusti? Passa på då.

Var beredd på dåliga perioder varje år. Planera så att pengarna räcker!

Ta hjälp av Företagarnas riksförbund och få en utvärdering av ditt företag och din företagsidé.

Marknadsföring

• Gör en webbplats (då klarnar ditt utbud även för dig själv)
• Gå på konferenser och byt visitkort med folk du pratar med
• Debattera på webben, skriv insändare och artiklar
• Nätverka i yrkesföreningar och överallt du kan
• E-postmarknadsföring är i princip gratis!
• Be om ett möte!